Oppija suunnittelee, missä kohdissa agentti saa toimia itse ja missä ihmisen pitää hyväksyä, muokata tai hylätä ehdotus. Samalla erotetaan palautedatan tallentaminen mallin oppimisesta.
Opetuksen punaisena lankana toimii päätöksen riski. Kun oppija tarkastelee virheen vaikutusta, peruttavuutta ja vastuunkantajaa, hyväksyntäportin paikka ei jää mielipiteeksi. Sama tarkastelu auttaa myös poistamaan turhia portteja: vähäriskinen ja helposti peruttava rutiini voidaan usein automatisoida ilman ihmisen hyväksyntää.
Oppija:
Ihminen ei kuulu jokaiseen vaiheeseen varmuuden vuoksi. Hän kuuluu kohtaan, jossa päätös tarvitsee vastuuta tai harkintaa. Hyväksyntä tai hylkäys voi tuottaa kehitysaineistoa, mutta kielimalli ei opi siitä automaattisesti.
Tee ero näkyväksi yhdellä esimerkillä. Asiakkaalle lähetettävä vastaanottokuittaus voi olla automaattinen, mutta hinnanalennus muuttaa taloudellista sitoumusta ja tarvitsee nimetyn päätöksentekijän. Jos päätöksentekijä hylkää ehdotuksen, tieto tallennetaan lokiin. Järjestelmän sääntö muuttuu vasta, kun ihminen on arvioinut havaintoa ja hyväksynyt testatun muutoksen.
Tallennettava tuotos on Agentti: Ihminen -pohjapiirros.
| Aika | Vaihe | Opettajan tehtävä |
|---|---|---|
| 0–15 min | Riskikohta | Vertaa rutiinitoimintoa ja rahaa tai oikeuksia koskevaa päätöstä. |
| 15–30 min | Hyvä portti | Mallinna päätös, perustelu, näyttö, vaihtoehdot ja seuraukset. |
| 30–55 min | Oma pohjapiirros | Oppija sijoittaa hyväksyntäportit omaan agenttiinsa. |
| 55–68 min | Hiljaisuus | Oppija määrittää aikarajan, eskaloinnin ja oletustoiminnon. |
| 68–80 min | Palautedata | Oppija kuvaa lokin, arvioijan, muutoksen ja uudelleentestauksen. |
| 80–90 min | Haastaminen | Pari etsii yhden turhan portin ja yhden puuttuvan riskikohdan. |
Oman pohjapiirroksen aikana pyydä oppijaa kuvaamaan yhden portin koko elinkaari. Pelkkä sijainti prosessissa ei riitä: näkyviin tarvitaan päätösaineisto, päätöksentekijä, vastausaika ja toiminta hiljaisuudessa. Parityöskentelyn tehtävä ei ole lisätä portteja vaan löytää tasapaino sujuvuuden ja vastuun välille.
Kun väärinkäsitys tulee esiin, palaa seuraukseen. Kysy esimerkiksi, mitä tapahtuu, jos hyväksyjä ei vastaa ennen määräaikaa tai jos kiireessä tehty poikkeuspäätös muuttuu vahingossa kaikkia tapauksia koskevaksi säännöksi. Tällainen tapaus tekee abstraktista varoituksesta konkreettisen suunnittelupäätöksen.
Hyväksyttävä pohjapiirros kertoo, missä portti on, mitä se näyttää, kuka päättää, kuinka kauan odotetaan, mitä tapahtuu hiljaisuudessa ja miten päätös tallennetaan kehitystä varten.
Tunnin tehtävissä ihminen sijoitetaan kohtiin, joissa päätös todella tarvitsee harkintaa ja vastuuta. Oppijoiden ensimmäinen ratkaisu on usein hyväksyttää kaikki tai jättää ihminen kokonaan prosessin ulkopuolelle. Kuljeta keskustelua näiden ääripäiden väliin kysymällä aina, kuinka vakava virhe olisi, voiko toiminnon perua ja kuka joutuu perustelemaan päätöksen jälkikäteen.
Luokittele tilanteet:
Kysy jokaisesta: mikä on virheen vaikutus, voidaanko toiminto perua ja kuka kantaa vastuun?
Älä hae yhtä kaikille tilanteille sopivaa luokitusta. Vastaanottokuittaus voi yleensä lähteä automaattisesti, kun taas peruuttamaton poisto tai merkittävä rahallinen sitoumus tarvitsee portin. Tärkeintä on, että ryhmä yhdistää ihmisen osallistumisen tunnistettavaan riskiin eikä epämääräiseen varovaisuuteen.
Hyväksyntäportissa pitää näkyä:
Anna ryhmille tarkoituksella puutteellinen hyväksyntäviesti ja pyydä heitä tekemään päätös sen perusteella. Kun päätös ei onnistu, puuttuva tieto muuttuu näkyväksi. Purussa hyvä portti voidaan kuvata pienenä päätösnäkymänä: ihminen ymmärtää yhdellä silmäyksellä, mitä häneltä pyydetään, mihin ehdotus perustuu ja mitä eri valinnoista seuraa.
Ryhmät määrittävät yhdelle rahaa koskevalle päätökselle:
Kriittistä päätöstä ei hyväksytä automaattisesti pelkän vastaamattomuuden vuoksi.
Pyydä ryhmiä perustelemaan erityisesti turvallinen oletustoiminto. Rahaa, oikeuksia tai ulkoista sitoumusta koskevassa tilanteessa odottaminen, hylkääminen tai eskalointi on yleensä perustellumpaa kuin automaattinen hyväksyntä. Samalla huomataan, että aikaraja ei ole pelkkä käyttöliittymän yksityiskohta vaan osa agentin ohjauskehyksen toimintalogiikkaa.
Täytä ketju:
| Vaihe | Kuvaus |
|---|---|
| Lokitettava päätös | |
| Ihmisen perustelu | |
| Toistuva ongelma, jota etsitään | |
| Muutos, jota ehdotetaan | |
| Kuka hyväksyy muutoksen? | |
| Millä testillä vaikutus tarkistetaan? |
Korosta, ettei päätöksen tallentaminen vielä muuta kielimallia tai agentin toimintaa.
Käy yksi esimerkki koko ketjun läpi. Jos hyväksyjä hylkää samanlaisen ehdotuksen toistuvasti, loki paljastaa ilmiön, mutta sääntöä ei silti muuteta suoraan. Ensin ihminen arvioi, onko kyse aidosta toimintatavasta vai tilapäisestä poikkeuksesta. Vasta tämän jälkeen muutos tehdään ohjeeseen, agentin ohjauskehykseen tai testiin ja sen vaikutus tarkistetaan uudella testiajolla.